VOTRE ASSISTANT OFFICEO

En 2009 il subsiste toujours des inégalités entre hommes et femmes, la préparation de la retraite des femmes est plus compliquée et demande plus de papiers que celle des hommes. Découvrez quelques points essentiels à suivre pour bien préparer votre dossier de retraite :

Simple mais fastidieux : le classement des documents concernant les enfants.

Si les femmes touchent en général une retraite moins importante que les hommes, c’est bien souvent parce qu’elles ont eu à s’occuper des enfants. Il est donc absolument nécessaire de conserver tous les documents concernant la vie des enfants : actes de naissance, livrets de famille, actes d’adoptions.

Ne pas oublier la majoration d’assurance pour chaque enfant.

Autrefois attribués automatiquement à la mère, les deux ans de cotisation retraite par enfant viennent de faire l’objet d’une réforme. Si la première année reste acquise obligatoirement à la mère, l’attribution de la deuxième est désormais laissée au choix du couple.

Les compléments retraite : une option toujours payante.

Pour mettre du beurre dans les épinards, rien ne vaut mieux que de se constituer un petit bas de laine. Les solutions d’épargne retraite sont d’ailleurs légion. Les femmes, notamment parce qu’elles sont plus nombreuses à occuper les emplois à temps partiel, ont tout à y gagner.

La pension de réversion :

Ce dispositif permet à une veuve (de plus de 55 ans) de recevoir une partie de la pension de son défunt mari. Généralement ce sont les femmes qui y ont droit, étant donné leur espérance de vie plus élevée

Du temps.

Comme toutes les grosses démarches administratives, la préparation à la retraite prend énormément de temps. Le rassemblement de tous les documents nécessaires, les vérifications et les calculs nécessiteront plusieurs mois pour être validés. Nous vous recommandons de vous y prendre au moins un an à l’avance pour éviter les mauvaises surprises. Bien entendu ce conseil est valable pour les femmes comme pour les hommes.

Les documents administratifs demandent une organisation rigoureuse et un classement sans faille : en cas de perte, il est parfois très difficile de les remplacer.

Les conséquences peuvent être très grave : une mauvaise gestion des papiers peut entraîner des pertes de points de retraite ou l’impossibilité de justifier le règlement de ses impôts.

Il n’est pas donné à tout le monde de faire le tri entre ce qui est important et ce qui l’est moins, d’autant plus qu’on reçoit de plus en plus de documents. Il faut donc opter pour un mode de classement et de conservation sécurisé.

Votre assistant privé Officéo intervient à domicile dans l’archivage de vos documents administratifs, d’une part il classera et stockera les documents papiers pour que vous puissiez les retrouver par la suite et d’autre part il réalisera des copies numériques puis les classera par importance, catégorie, date. Cette base de données de documents scannés sera sauvegardée de manière sécurisée sur clé USB ou dans le coffre-fort virtuel.

Quels documents dois-je conserver ?

Sachez que certains documents administratifs doivent se conserver à vie : les fiches de paie, le contrat de mariage, etc. Mais qu’en est-il des cotisations sociales, des prestations CAF, des actes notariés ? Pour connaître en détail la durée et les délais de conservation des papiers administratifs, faites appel à votre assistant privé Officéo.

La société Kroll Ontrack est spécialisée dans la restauration des données, chaque année elle dévoile son classement des dix pertes de données les plus insolites.

Ce classement montre que même dans des situations les plus désespérées il est toujours possible de récupérer les données effacées par accident. Pour plus de sécurité,  Officéo vous propose le service Mon Officéo qui permet de stocker vos documents en ligne pour ne pas avoir à faire à des professionnels de la restauration.

Gardez tous vos documents administratifs dans ce coffre-fort numérique respectant les normes de stockage en ligne. Tout document enregistré sur la plateforme Mon officéo bénéficie d’une valeur probante, si vous deviez le présenter devant un juge ou un fournisseur.

10. Une promesse est une promesse – Un client a formaté sa carte SD par accident, effaçant une photo exceptionnelle réalisée lors d’un voyage. Ayant promis à ses amis de leur envoyer la photo par email, le photographe s’est retrouvé dans l’embarras. Grâce à Kroll Ontrack, il a pu tenir sa promesse.

9. « Chat » va mal – Quand un gros matou décide de jouer avec le cordon secteur d’un disque dur externe, ça ne peut que mal finir. Ses coups de pattes répétés ont bien évidemment provoqué la chute du disque. A la suite de quoi, ses malheureux maîtres n’avaient plus accès à des documents administratifs majeurs. Kroll Ontrack leur est venu en aide.

8. Objet volant non identifié – On ne saura jamais pourquoi un ordinateur portable a été lancé du 2ème étage d’un centre d’affaires ! Les données, jugées irrécupérables par une autre société de récupération de données, ont finalement été sauvées par Kroll Ontrack.

7. Accident de la route – Un homme d’affaires cherchait désespérément les clés de sa voiture dans ses poches. Agacé, il posa son ordinateur portable sur le toit du véhicule. Les mains libres, il les trouva enfin, entra et démarra. Malheureusement, au premier virage, l’ordinateur oublié sur le toit s’envola et finit sa chute contre un mur. Les ingénieurs de Kroll Ontrack ont su réparer le disque et récupérer les données perdues.

6. Coup de poing – Suite à une altercation entre deux collègues dans une salle informatique, l’un des deux protagonistes heurta et endommagea un disque serveur. Heureusement pour les deux boxeurs, les informations majeures de l’entreprise ont pu être récupérées.

5. Moto cross – Un photographe professionnel, avait pour habitude de transporter son appareil photo dans le top case de sa moto. Malheureusement, au passage d’un ralentisseur, l’appareil chuta sur la chaussée humide, projetant la carte mémoire dans une flaque d’eau.

4. Malade comme un chien – Un chien trop gourmand s’est emparé d’un morceau de viande congelé, laissé dans une cuisine. L’animal fût rapidement mal en point, et vomit sur l’ordinateur familial. Sans les soins de Kroll Ontrack, l’ordinateur aurait eu toutes les peines du monde à survivre à cette attaque canine.

3. Désarçonné – Un cavalier qui portait un appareil photo en bandoulière chuta lors d’une promenade. Indemne, la seule victime recensée fut la carte mémoire de l’appareil. Les dossiers étaient corrompus et ne pouvaient plus être transférés sur un ordinateur sans l’intervention de Kroll Ontrack.

2. 20 mille lieues sous les mers – Lors d’une promenade en mer, un ordinateur portable passa par dessus bord. Retrouvé six mois plus tard à 60 mètres de profondeur, il fut envoyé dans un laboratoire Kroll Ontrack où 99 % des données furent récupérées.

Et le gagnant est :

1. Puzzle juridique – Lors d’une perquisition menée dans l’appartement d’un suspect, les enquêteurs ont eu la désagréable surprise de voir l’individu jeter du 12ème étage un ordinateur portable contenant les preuves de sa culpabilité. La police récupéra une à une les pièces de l’ordinateur « désintégré » puis confia à Kroll Ontrack la récupération des photos, des vidéos et des emails. Le suspect est à ce jour en prison.

La carte grise est l’ancienne dénomination du document servant à l’identification d’un véhicule. Aujourd’hui qualifié de « certificat d’immatriculation » il est recommandé d’en prendre bien soin, mais comme tous les documents papiers, il peut être perdu, volé ou détérioré. Quelles sont alors les démarches pour pouvoir renouveler son certificat d’immatriculation ?

Comment renouveler sa carte grise ?

Avant toute chose, il faut savoir qu’il n’existe que deux cas dans lesquels on peut obtenir un duplicata du certificat d’immatriculation : la perte et la détérioration.

La perte et le vol nécessitent une déclaration de perte auprès des autorités compétentes. Elle doit être réalisée dans les plus brefs délais par le titulaire du certificat ou par le conducteur du véhicule lors de la perte. Dans les cas, le responsable doit effectuer la déclaration en personne soit dans une préfecture, soit à l’antenne de l’arrondissement, soit dans un service de police.

Pour les voitures qui ont été immatriculées avec l’ancien système, il faut effectuer la déclaration dans le département inscrit sur l’immatriculation. Un récépissé sera alors fourni lors de la déclaration. ce document comporte 2 volets :

• un volet qui permet de circuler avec le véhicule pendant 1 mois
• un autre qui servira pour la constitution du dossier nécessaire à l’obtention du nouveau certificat d’immatriculation.

La demande de duplicata de la carte grise est également à réaliser immédiatement. Au-delà d’un mois, le demandeur se verra pénalisé… En règle générale, le titulaire fait la demande, mais il est également possible de déléguer cette tâche à un tiers, par l’intermédiaire d’une procuration… Le renouvellement de carte grise peut donc être confié à un assistant Officéo !

Les pièces nécessaires à la création d’un duplicata sont les suivantes : un justificatif de domicile, une pièce d’identité, le certificat en cours de validité du contrôle technique et le règlement des redevances et des taxes.

Si votre certificat d’immatriculation a été volé,  il faut délivrer le second volet, ainsi que la déclaration via l’imprimé Cerfa n°13750*01. S’il y a détérioration, il faudra fournir le certificat d’immatriculation usé ou détérioré. La nouvelle carte grise sera envoyée par courrier.

Depuis le 1° janvier 2009 chacun peut déclarer le lancement de son entreprise individuelle sous le régime auto-entrepreneur. Le succès de ce nouveau statut semble se confirmer.

Le chiffre d’affaires des 265000 auto-entrepreneurs français a doublé entre juillet et octobre 2009. Selon les chiffres,  les 147000  auto-entrepreneurs concernés ont généré un chiffre d’affaires de 383 millions d’euros au cours des trois premiers trimestres. Soit un chiffre d’affaires moyen de 3.990 euros par trimestre.

Cette moyenne est plutôt élevée mais il ne faut pas perdre de vue que les activités sont très diverses. Certains consacrent tout leur temps à leur activité et d’autres s’en servent comme complément de revenu.

Le secrétaire d’Etat chargé du Commerce de l’Artisanat et des PME,  Hervé Novelli, explique que cette progression devrait se poursuivre durant le quatrième trimestre car le nombre de création d’auto-entreprises ne cesse d’augmenter depuis cet été.

Les quelques 1.400 euros par mois représentent un chiffre intéressant à comparer à un Smic mensuel brut actuellement à 1.338 euros.

Le statut d’auto-entrepreneur demandant une déclaration de changement de situation professionnelle, nous tenons à rappeller que les assistants Officéo sont professionnels dans l’aide administrative.

Que faire quand on s’est fait voler son sac à main ou qu’on a tout simplement perdu ses papiers ?

• Il faut commencer par faire une déclaration de perte ou de vol des papiers
  

Il faut se rendre dans un commissariat de police ou la gendarmerie la plus proche du vol ou de perte pour déclarer la perte des papiers. Si cette mésaventure vous arrive à l’étranger, il faut vous rendre adresser à la police locale ou auprès du consulat de France le plus proche. Un récépissé officiel vous sera alors remis, celui-ci devra être systématiquement présenté pour pouvoir effectuer le remplacement des papier.

• Obtenir de nouveaux papiers

Seules les administrations du lieu de résidence ou département d’immatriculation sont à même de vous délivrer des duplicata. Ce qui signifie que vous devez vous rendre dans votre ville pour pouvoir faire une nouvelle copie de vos papiers d’identité.

Nous vous conseillons de commencer par refaire votre carte d’identité ou votre passeport en priorité. Cette organisation est la plus pratique car vous ne serez pas renvoyée d’un bureau à l’autre pour chercher un papier nécessaire à la constitution du dossier. Votre carte d’identité/passeport vous sera demandé pour la création de tous les autres documents, autant commencer par le début.

• Carte d’identité/passeport

Pas de problème pour la création d’une nouvelle carte ou d’un nouveau passeport. L’administration en question vous demandera les même documents que pour un renouvellement.

• Permis de conduire

Il vous sera demandé de remplir un formulaire de demande de duplicata. Une fois ce formulaire rempli il faudra fournir le récépissé de la déclaration de vol ou de perte. Après cette étape, on vous remettra un récépissé tenant lieu de permis de conduire valable 2 mois. Cette période de deux mois laisse le temps à la préfecture de créer un nouveau permis, définitif cette fois.

• Carte grise

Comme pour les autres documents il faut remplir une déclaration de vol ou de perte auprès de la police ou de la gendarmerie. Lorsque c’est fait vous recevrez un récépissé spécifique à deux volets. Celui-ci vous permettra de circuler pendant un mois, ce qui vous laisse le temps de constituer votre dossier de demande de duplicata auprès de la préfecture.

Nous vous rappelons que votre espace “Mon Officéo” vous permet de sauvegarder en ligne tous vos documents. Cette plate forme de stockage en ligne conserve vos documents numérisés sans en atténuer la valeur juridique.

Votre assistant Officéo est multi-fonctions, vous pouvez lui demander bien plus que la gestion de votre courrier.

On connaît tous cet adage : “un malheur n’arrive jamais seul” et en règle générale, le malheur arrive au moment ou on s’y attend le moins. Dans la plupart des cas, le procédé est tellement vicieux qu’il arrive au moment le plus inopportun…

On a tous des exemples de la vie quotidienne où les soucis s’entassent au mauvais moment. Il suffit par exemple que vous soyez surchargé(e) de travail et c’est le drame : votre machine à laver tombe en panne, or vous n’avez pas le temps d’aller dans plusieurs magasins pour demander conseil et faire un comparatif des machines pour remplacer la vôtre.

Savez vous que votre assistant peut même gérer vos achats en ligne ou par correspondance, réserver vos vacances, ou encore vous organiser vos soirées (anniversaire, fêtes de fin d’année…) ?

Comme nous l’avons vu, un malheur n’arrive jamais seul et c’est votre installation informatique qui vous lâche. Mais vous n’avez toujours pas le temps de chercher un bon dépanneur informatique dans votre ville. Ne laissez plus les problèmes de temps gâcher votre vie : faites appel à votre assistant Officéo pour règler vos problèmes.

Sa mission sera de faire des recherches sur les produits ou services qui vous intéressent, ensuite il sélectionnera les solutions les plus adaptées à vos problèmes pour vous proposer le meilleur produit ou service

Ce travail de recherche sérieux vous évitera d’autres soucis, vous aurez le produit ou service qu’il vous faut. A l’inverse si vous prenez une décision un peu hâtive vous risquez d’acheter un produit inadapté voire même inutile et tout votre travail de recherche devra être recommencé.

Finies les tracasseries du genre : avec votre assistant Officéo vous gagnez du temps, donc de l’argent !!

Documents numériques : Que dit la législation ?

Avec le déploiement de services en ligne comme les banques et assurances, on évite l’amoncellement d’importantes quantités de documents papiers. Cependant, les documents numériques ne sont pas toujours valables devant un tribunal… Comment s’y prendre ?

Un document numérique stocké sur votre disque dur n’a pas de valeur légale, si vous présentez ce document devant un juge il vous demandera d’où il vient. En effet, rien n’indique au juge la date de création de ce document, encore moins son intégrité.

Il existe cependant une norme s’appliquant au stockage de documents numériques pour remédier à ce problème : tout document stocké sur un système répondant à cette norme bénéficie alors d’une valeur légale appelée aussi valeur probante.

Ces normes sont aujourd’hui de plus en plus utilisées dans le domaine professionnel pour le stockage et l’archivage des documents de l’entreprise (factures, contrats, fiches de paies, etc.). En effet le stockage des documents sous forme numérique permet de libérer les armoires au profit de dossiers sur une machine.

Officéo vous propose de classer vos documents dans un coffre-fort numérique respectant les normes de stockage en ligne.  Pour ce faire, nous avons fait appel à une société tierce spécialisé respectant les normes de stockage : Novapost.

Votre document déposé dans le coffre de votre espace “Mon Officéo” bénéficie donc d’une valeur probante, si vous deviez le présenter devant un juge ou un fournisseur. Officeo et Novapost pourront garantir que le document déposé dans le coffre a bien été déposé à telle date, et qu’il est rigoureusement identique au document déposé.

Officéo vous offre la possibilité d’essayer cette solution gratuitement, sans aucune limite dans le temps puisqu’elle fait partie de la plateforme Mon Officéo !

Pour terminer, voici une présentation en vidéo de la plateforme… Essayez, c’est gratuit !

Démarches administratives de naissance : le parcours du combattant ?

Vous venez tout juste de donner naissance à votre enfant, félicitations ! Cet heureux évènement va changer votre vie, mais va également être la cause d’une réorganisation complète du schéma familial. Avec les démarches administratives qui vont avec…

• Avant la naissance :

Entre visites prénatales, échographies et diverses démarches administratives, la période de grossesse peut vite devenir stressante quand on doit remplir tous ces papiers. De plus ce stress n’est pas sain pour votre futur enfant… Voici les démarches à effectuer lors de la grosesse.

1. Faire constater la grossesse par un médecin qui établira un formulaire de déclaration de grossesse
2. Envoyer la déclaration de grossesse à la Caisse d’Allocations Familiales, à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie et à votre mutuelle afin d’ouvrir les droits maternels.
3. Choisir une maternité idéalement proche de chez soi et se renseigner sur les démarches à effectuer avant la naissance
4. Faire une reconnaissance anticipée de paternité auprès de sa mairie afin de déterminer la filiation. Cette reconnaissance peut également se faire tout au long de la vie de l’enfant (à ne pas confondre avec la déclaration de naissance qui est obligatoire de suite après une naissance)
5. Informer les employeurs respectifs des 2 parents afin d’ouvrir de nouveaux droits professionnels à la maman et d’envisager la durée du congé maternité et/ou parental.
6. S’informer sur le futur mode de garde de l’enfant (assistante maternelle ou crèche) et se rapprocher de l’organisme PAJE pour évaluer les aides à pourvoir.

• Après la naissance

Lors du retour à la maison de la maman avec le nouveau membre de la famille on aimerait bien se reposer et profiter de ce nouveau-né. Cependant il ne fait pas oublier certains points :

1. Faire une déclaration de naissance.Elle doit être établie dans les 3 jours ouvrés suite à une naissance. Certaine maternité la prenne en charge. Se renseigner.
2. Transmettre un acte de naissance à la CAF, la CPAM et les mutuelles respectives des parents afin de déterminer le rattachement à l’un des parents.
3. Prévenir les employeurs des 2 parents de la naissance effective de l’enfant.
4. Assurer l’enfant auprès de votre organisme.

Si vous n’avez pas le temps pour ces formalités administratives naissance (et on vous comprend !), votre assistant Officéo peut les effectuer à votre place. Avec tout le temps économisé, vous pourrez profiter pleinement du nouveau membre de votre famille !

L'assistance administrative... à ses débuts !

Vous avez sûrement déjà entendu parler de l’assistance administrative (aussi appelée aide administrative, gestion administrative privée…) Mais quelles sont les services regroupés sous ces termes ? Petit tour d’horizon…

Avec le développement des services à la personne, de nouveaux métiers prennent leur essor… C’est le cas de l’assistance administrative, qui connait actuellement un développement important.Ces métiers répondent à une réelle demande, dans une société où tout s’accélère, et où le temps libre devient rare…

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