VOTRE ASSISTANT OFFICEO

Nous vous l’avons annoncé il y a quelques jours : Nous venons de lancer le forum Officeo sur le sujet des démarches administratives. Aujourd’hui, nous vous invitons à aller voir le profil de Nathalie, une assistante Officeo fortement impliquée dans notre forum.

Voir le profil de Nathalie, assistante pivée à Paris, Neuilly-sur-seine, Levallois, Boulogne, Suresnes et partout autour !

Quelques exemples de discussions auxquelles Nathalie a participé :
- Quotient familial en garde alternée
- quelles sont les démarches à suivre pour renoncer à une succession?
- Modèle de quittance de loyers ?

Entre économie, écologie et praticité, de plus en plus d’entreprises s’intéressent au système de dématérialisation des documents. Aujourd’hui, il est également possible de se servir de la numérisation et de l’archivage des documents numériques pour les particuliers.

Bien que cette pratique ne soit ni obligatoire ni reconnue par tout le monde, environ 33% des entreprises vont ou l’on

adopté afin de pouvoir réduire leurs frais. Le document administratif le plus numérisé est actuellement la facture, remplacée par la facture électronique. La majorité des groupes ayant mis en place une dématérialisation des documents le font en interne.

La dématérialisation des documents administratifs

Quelques avantages de la dématérialisation de documents :

- Elle permet un gain de temps

- D’amélioré le suivi des documents concernés
- La dématérialisation des documents permet également une amélioration du partage de l’information.
- La réduction des frais au niveau du traitement et des divers coûts relatif à ce dernier (achats de matériel/fournitures)

Il existe également une dématérialisation des documents privés (administratifs ou non) chez les particuliers. Officéo propose ce service en numérisant et en archivant dans un coffre fort numérique ces documents. Afin de vous aider dans ces démarches, demandez un Assistant Privé Officéo.

Pro Officéo, le service d’assistance administrative aux entreprises publie deux nouvelles fiches pratiques cette semaine à destination des petites entreprises (TPE, PME), entreprises en création ou jeunes entreprises : Assistance à la gestion comptabilité et comment bénéficier d’une exonération de charges sociales lors de la création d’une entreprise.

Pro Officéo, déclinaison du service d’Assistant Privé Officéo.fr, dédié à l’aide administrative aux petites et moyennes entreprises publie depuis le milieu de l’année une série de fiches pratiques qui font la lumière sur ce nouveau type de service, alternative à l’embauche d’un salarié en intérim, ou en CDD.

Léger (sans charge) sans contrainte de durée (forfait d’heures, sans engagement de durée), l’aide d’un assistant qualifié est très modulable et a été créé pour coller au plus près du quotidien des petites structures, à un prix bien inférieur à une embauche..

Voici quelques exemples de fiches pratiques proposées aux entreprises, à découvrir :

- Assistance comptabilité gestion

- Exonération de charges lors de la création d’une entreprise

- Recouvrement et contentieux

- Contrat d’intérim VS. Assistant à la carte

- Conservation des documents de l’entreprise

…/…

Voir toutes les fiches Administratif entreprises

Autant de possibilités pour aborder votre nouvelle activité avec plus de sécurité !

La rentrée est souvent synonyme d’impôts et de taxes à régler notamment les impôts sur le revenu, la taxe d’habitation, la taxe foncière … Alors qu’en est il du calendrier fiscal de cette fin d’année ?

Taxe foncière, taxe d'habitation 2010: le calendrier fiscal

La première échéance marquant le rythme de la danse fiscale a débuté le 15 septembre avec la date limite de paiement du solde de l’impôt sur le revenu…

• Petit point chronologique sur les prochaines principales échéances du calendrier fiscal 2010 :

Le 20 septembre 2010 marque la date limite de paiement par internet du solde de l’impôt sur le revenu.

Si vous désirez opter pour le prélèvement à échéance de votre taxe foncière, vous devez impérativement vous inscrire avant le 30 septembre, date limite d’adhésion.

Votre compte sera débité le 10 octobre si vous avez choisi le prélèvement mensuel de votre impôt sur le revenu, puis les 15 novembre et 15 décembre (cette échéance est prévue uniquement dans le cas d’une augmentation de votre impôt entre 2009 et 2010).

La date limite de paiement de la taxe foncière est annoncée au 15 octobre, reportée au 20 dans le cas d’un règlement par internet.

Le 15 novembre, pensez à régler votre taxe d’habitation 2010 (le 20 novembre via internet)

Enfin, si vous disposez, entre autre, d’une résidence secondaire, le 15 décembre clos cette année fiscale avec la date limite de paiement de la taxe sur les logements vacants.

Quoi qu’il arrive, n’oubliez pas le minuit fatidique… sans quoi une majoration surprise risquerait d’allonger cette liste de dates dans votre calendrier fiscale 2010 !

La rentrée est souvent synonyme de changements, de nouvelles

Polices d'assurance... c'est le moment de faire le point !

motivations et de mises à jour. Alors pour commencer sa rentrée de façon optimale et sereine plongez vous dans vos paperasses et notamment sur vos polices d’assurance.

Certes, les contrats de nos assurances santé, prévoyance, habitation  accidents de la vie, mutuelles… sont souvent perçus comme des textes incompréhensibles où le moindre manque d’attention peut être préjudiciable… Il faut savoir  lire entre les lignes, ne pas omettre de vérifier chaque astérisque caché et surtout la lecture en diagonale est fortement déconseillée.

Pourtant, faire un petit point sur ses polices d’assurance est parfois plus que nécessaire afin de véritablement connaître ses couvertures et protéger sa famille et ses biens.

Les surprises sont souvent nombreuses … multiplication de contrats similaires via les assureurs, les banques et autres organismes, au détriment d’autres couvertures tout aussi importantes.

Alors n’hésitez pas à prendre du temps et contactez les différents organismes concernés afin de mieux comprendre et  vérifier vos polices d’assurance.

Autre option, si par manque d’envie, éplucher un à un chaque contrat d’assurance relève du supplice, pensez Assistant Privé ….

Et vous connaissez vous réellement vos couvertures accident, santé, sociales, prévoyance … ?

Demarches administratives en ligne

Et oui le pays le plus « paperasse » au monde, dont nous sommes citoyens accentue la simplification de certaines démarches administratives.

Le ministère du budget, des comptes publics et de la réforme de l’Etat a prévu un dispositif de réclamation en ligne ainsi que de nouvelles réformes de simplification des démarches et formalités administratives destinées aux particuliers et aux associations.  Les 15 premières réformes ayant été engagées fin 2009.

Alors pensez à les noter dans le coin de votre tête … Elles sont assez rares !

• Paiement en ligne des frais de santé
• Simplification des déclarations d’impôt lors d’un décès
• Suivi simplifié en ligne de litiges en cas de plaintes
• Demande d’aide au logement en ligne
• Une seule formalité pour informer simultanément les services publics d’un changement de coordonnées.
• Simplification de la procédure pour changement d’école en cas de déménagement
• Déclaration de travaux en ligne conformément à la procédure d’urbanisme
• Recensement  en ligne

A noter également, que ces simplifications vont vers une modernisation des outils…une application  des douanes (douane.fr) est prévue sur  iPhone et plus généralement Smartphone.

Qui a dit que les démarches administratives étaient compliquées !

Sites administratifs en ligne: démarches et aides

Personne n’ignore à quel point faire ses démarches administratives relève de notre motivation et de notre emploi du temps.

Réelles corvées, elles sont souvent repoussées jusqu’à la dernière minute. Face à ces demandes administratives de nombreux organismes d’ État et de sites indépendants proposent des aides en lignes.

Petit point sur les principaux sites administratifs qui nous permettent d’effectuer nos démarches administratives en ligne … ou ceux qui nous proposent une aide !

Premier constat, les files d’attente interminable ont eu raison des administrations … qui depuis quelques années proposent des services et des informations en ligne afin d’effectuer toutes nos démarches administratives.

En tête de liste, le service public , qui de façon très clair apporte des informations législatives et pratiques sur la famille, logement, citoyenneté, fiscalité, santé …. Sur mon.service-public.fr, vous pouvez également créer votre compte et suivre vos démarches en ligne.

Le site des impôts, permet aux contribuables, d’accéder à toutes les informations fiscales en vigueur, de faire ses déclarations en ligne ainsi que de simuler ses impôts.

Avec Legifrance,  nul n’est sensé ignorer la loi … vous n’aurez plus aucune excuse pour ne pas connaître la législation, la règlementation et le droit.

Bien évidement, la préfecture , la caisse primaire d’assurance maladie , la caisse d’allocations familiales, ainsi que tous les fournisseurs d’eau, d’électricité, de téléphone on leur site .

Si malgré tous les services en ligne proposés par les sites administratifs, vous ne vous réconciliez pas avec les paperasses… Restent les sites d’aides aux démarches administratives, tel Officéo qui vous propose une assistante administrative, une secrétaire particulière à domicile …

Alors simplifiez vous la vie avec les sites administratifs de formalités et d’aides en ligne !

Conservation et numérisation de documents

Entreprises ou particuliers… nous sommes tous régulièrement confrontés à la corvée de tri, de classement de papier, d’archivage.  Comment faire pour ne pas se retrouver sous une montagne de documents, sous un tas de papiers administratifs ? Comment conserver ses documents ?

• Vous avez l’option classique … De beaux classeurs de toutes les couleurs rangés sur vos étagères. Certes une conservation de documents efficace mais parfois encombrante et non sécurisée en cas de problème.

• Ou alors vous avez l’option … Mon Officéo : une plateforme de conservation et de numérisation de documents dédiée aux particuliers et aux entreprises.

En numérisant vos documents sur Mon Officéo, vous les assurez contre le vol, la perte et la destruction.

Facile d’utilisation, vous pouvez consulter, imprimer, envoyer par mail, fax vos documents à tout moment,  à condition d’avoir une connexion internet.

Pourquoi s’embêter avec  l’archivage de documents dans nos armoires … Pensez Mon Officéo !

Valider ses points retraite : Mammuth

Aujourd’hui, petite parenthèse cinématographique sur le film Mammuth de Gustave Kervern et Benoit Delépine qui nous plonge au cœur des mésaventures administratives d’un homme qui part à la recherche de ses points retraite. Entre fiction et réalité ….

Serge Pilardosse (Gérard Depardieu), 60 ans, travaille assidûment depuis l’âge de 16 ans. L’âge de la retraite arrivant, il constate que par négligence de certains de ses employeurs ne l’ayant pas déclaré, il ne peut valider ses points retraite. Il décide alors d’enfourcher sa Mammuth et de partir sur les routes à la recherche de ses bulletins de salaires…Le passé le rattrape.

Au delà du film plein d’émotion, se greffe la réalité sociale qu’impose la retraite.  Course aux informations, reconstitution de carrière et validation des points retraite…

Pour ne pas se retrouver dans la situation de Serge, somme toute très sympathique, pensez à bien préparer votre retraite et n’hésitez pas à vous faire aider si nécessaire.

Votre Assistant Privé Officéo peut intervenir dans la  reconstitution de votre carrière et faire les démarches administratives nécessaires.

Alors Mr Pilardosse t’es sympa mais si on pouvait éviter d’être dans le même cas que toi …

Trop de paperasses non classées..

Le grand ménage de printemps arrive mais tu ne sais pas par quel bout commencer ?

Normal tu as entassé les paperasses, tu n’as jamais fait de vrai rangement dans ton armoire, tu ne classes jamais tes papiers et tu te laisses envahir par le monstre administratif … Il faut l’assumer, tu es bordélique !

Pourtant dans ton chantier très personnel, tout semble à sa place…rassure toi tu n’es pas seul !

Si ces quelques lignes te parlent, voir t’émeuvent, rejoins nous dans le groupe « tu sais que tu es bordélique quand … » sur facebook.

« Tu ne retrouves jamais tes feuilles de salaire,
tu as perdu ta dernière feuille d’imposition,
tu ne te rappelles plus de ton mot de passe sur ta banque en ligne,
tu te mets toujours en retard parce que tu ne trouves pas tes clés de voiture
tu te justifies en disant que ton bordel est “organisé”
etc.

Bien sur la liste est encore longue et chacun a son bordel organisé à lui. C’est pour cette raison que ce groupe a été créé : viens partager (sans gêne) tes expériences en matière de désordre, tu peux même nous envoyer des photos de ton bureau de ta chambre voire même de ton bureau de PC. »
Chaque bordel a son importance, alors partages-le !