VOTRE ASSISTANT OFFICEO

Bonjour à tous,

Alors ce matin, j’écoute France Inter et parmi les pubs, il y en a une sur la lettre en ligne de La Poste. La révolution numérique par La Poste ! Du coup, je tape “lettre en ligne” sur Google et je tombe sur des blogs qui titrent “La Poste invente la lettre en ligne !”

Non mais ça suffit, c’est une blague. La Poste n’a rien inventé du tout. La fonction de lettre en ligne ou d’envoi de courrier en ligne existe depuis un petit moment déjà. Elle fait notamment partie de l’offre de services en ligne d’Officéo depuis bientôt 2 ans sous le nom de service de courrier. Nous l’avions à cette époque mise en ligne comme un complément à nos différents services et notamment au service de coffre-fort numérique : On vous demande une copie de vos 3 derniers bulletins de salaires. Et bien, si vous avez eu la très bonne idée de sauvegarder ces bulletins dans votre coffre-fort Officéo, vous pourrez l’envoyer par courrier (via La Poste !) en quelques clics n’importe où en France.

Par ailleurs, ce service complète aussi parfaitement notre coeur de métier d’assistant personnel aux particuliers et d’assistant administrative pour les professionnels.

Alors, on aime beaucoup La Poste mais attention à la publicité mensongère sur le thème “On l’a inventé, regardez comme on innove.”

Chers utilisateurs de “mon.officeo.fr” (et tous les autres), nous venons de déployer une nouvelle version de l’application “eOfficeo” inaugurant une étape importante du développement de notre technologie:

Réorganisation en marque blanche

Chaque profil utilisateur d’eOfficeo dispose maintenant d’un environnement web et mobile dédié.

La technologie eOfficeo se décline aujourd’hui en 4 marques blanches:

• mon.officeo.fr : Espace collaboratif est réservé aux clients d’Officéo ayant une Assistante dans le cadre de leur personnelle et:ou pour la gestion administrative de leur société.
• e.officeo.fr : Espace collaboratif Officeo stand-alone ne nécessitant pas d’avoir une Assistante Officéo. Une inscription gratuite à eOfficeo est possible pour tester la  solution.
• Le bureau “Bureau virtuel Le Figaro” opéré depuis un peu plus d’1 an par la technologie eOfficeo réservé aux abonnés à la formule Mon Figaro Business.
• expat-secure.officeo.fr : Espace opéré en partenariat avec les site expat.org, site de référence des expatriés.

Gestion fine des droits

La gestion fine des droits est maintenant disponible pour:

• votre coffre-fort numérique – Vous partagez des répertoires/documents avec n’importe quel utilisateur.
• votre gestionnaire de tâches – Vous pouvez affecter des tâches à n’importe quel utilisateur.

Couplée à la personnalisation de l’espace (marque blanche) et aux commentaires, l’exposition de la gestion fine des droits à l’ensemble des ressources (dossier, tâche, courrier, fax, coffre-fort, mot de passe, favoris …) transforme eOfficeo en une véritable boite à outil collaborative.

eOfficeo sur smartphone

La version eOfficeo pour smartphone est en fin de phase bêta et sera disponible dans quelques jours y compris en marque blanche !

Depuis quelques mois, on voit fleurir sur Internet pléthore d’offres de coffre-forts numériques : MMA, eOfficeo, Air France, Digipost, Securibox, HomeBubble, e-Coffre-fort, etc…

L’idée est la suivante : Ces coffre-forts vous donnent la possibilité de stocker en ligne une version numérisée de vos documents les plus importants. Vous gagnez ainsi en sécurité et en accessibilité.

• En sécurité car vous conserverez une version numérique de vos documents y compris si vous perdez leur version papier en cas de vol, destruction ou perte.
• En accessibilité car vos documents sont accessibles 24h/24 et 7j/7 où que vous soyez dans le monde.

Je ne parlerai pas ici de toutes les offres de stockage en ligne (Dropbox, Box.net, Oodrive, etc.) mais plus spécifiquement des coffre-forts qui ont la particularité de fournir un stockage ultra-sécurisé et  un stockage à valeur probante.

Cependant, toutes les offres ne se valent pas. Si nous ne ferons pas un comparatif complet ici (mais ça viendra), nous vous engageons à considérer les critères  suivants pour évaluer ces offres :

1. Ergonomie : Ces coffres offrent tous une interface Web. Sachez qu’il est difficile de réaliser des interfaces web ergonomiques pour un système de stockage de fichiers. Pour juger de cela, vous ne pourrez que tester vous-même ces coffres (et particulièrement le coffre eOfficeo pour lequel nous avons mis un fort accent et beaucoup d’effort sur cet aspect des choses..).
2. Formats acceptés : Il est évident qu’un coffre digne de ce nom doit accepter tous les formats de fichiers. Même si à l’évidence, le format PDF est à privilégier, certains coffres n’acceptent que ce format. Nous vous les déconseillons fortement acr vous serez trop malheureux que votre coffre vous refuse votre fichier Excel, Word ou texte quand vous voudrez l’ajouter.
3. Accès smartphone : La valeur utile d’un coffre est multiplié par 2 (ou 10) dès lors qu’il est accessible via votre iphone ou autre smartphone.
4. Fonctions annexes : Possibilité de faire autre chose que stocker vos documents. Par exemple, les rattacher à des échéances, les envoyer par courrier, les lier entre eux,…
5. Outil de recherche : Au minimum, la capacité à rechercher un document par mot-clé sur son nom ou son descriptif. Idéalement, pouvoir faire de la recherche plein-texte. Je ne connais pas de solutions qui offre cela aujourd’hui, c’est prévu pour bientôt pour le coffre-fort numérique eOfficeo.
6. Mécanismes de dépôt : Il sera par exemple intéressant de pouvoir déposer d’un coup une masse de documents sans avoir à les déposer un par un. Malheureusement, peu de coffres offrent cette possibilité.
7. Multi-utilisateurs : Possibilité d’accéder à plusieurs à un coffre et idéalement pouvoir définir des droits d’accès différents selon les utilisateurs.

Pas évident de choisir… Afin de faire un choix éclairé, vous avez intérêt, soit à vous fier au conseil d’un ami ayant déjà testé une de ces offres, soit à tester par vous même, soit enfin à faire confiance à l’auteur qui vous engage fortement à essayer le coffre-fort numérique eOfficeo qui répond présent et de très belle manière à tous les critères décrits ci-dessus.

Dernière chose : Un coffre c’est bien mais encore faut-il le remplir. Quiconque à déjà expérimenté de scanner ses documents sera d’accord avec moi pour dire que la tâche est pénible et longue. Là encore (et oui, on est sur un blog officeo ), nous vous proposons une solution : Une personne qui vient chez vous ou dans vos locaux pour numériser vos documents.

Selon que vous êtes particulier ou professionnel, les 2 offres de services sont disponibles :

• Service de numérisation pour les particuliers
• Service de numérisation pour les professionnels

Nos assistantes sont expérimentées en classement des documents et numérisation et sont équipées de scanner portables hyper-performants. Elles vous feront gagner un temps précieux pour scanner votre patrimoine documentaire.