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Documents numériques : Que dit la législation ?

Avec le déploiement de services en ligne comme les banques et assurances, on évite l’amoncellement d’importantes quantités de documents papiers. Cependant, les documents numériques ne sont pas toujours valables devant un tribunal… Comment s’y prendre ?

Un document numérique stocké sur votre disque dur n’a pas de valeur légale, si vous présentez ce document devant un juge il vous demandera d’où il vient. En effet, rien n’indique au juge la date de création de ce document, encore moins son intégrité.

Il existe cependant une norme s’appliquant au stockage de documents numériques pour remédier à ce problème : tout document stocké sur un système répondant à cette norme bénéficie alors d’une valeur légale appelée aussi valeur probante.

Ces normes sont aujourd’hui de plus en plus utilisées dans le domaine professionnel pour le stockage et l’archivage des documents de l’entreprise (factures, contrats, fiches de paies, etc.). En effet le stockage des documents sous forme numérique permet de libérer les armoires au profit de dossiers sur une machine.

Officéo vous propose de classer vos documents dans un coffre-fort numérique respectant les normes de stockage en ligne.  Pour ce faire, nous avons fait appel à une société tierce spécialisé respectant les normes de stockage : Novapost.

Votre document déposé dans le coffre de votre espace “Mon Officéo” bénéficie donc d’une valeur probante, si vous deviez le présenter devant un juge ou un fournisseur. Officeo et Novapost pourront garantir que le document déposé dans le coffre a bien été déposé à telle date, et qu’il est rigoureusement identique au document déposé.

Officéo vous offre la possibilité d’essayer cette solution gratuitement, sans aucune limite dans le temps puisqu’elle fait partie de la plateforme Mon Officéo !

Pour terminer, voici une présentation en vidéo de la plateforme… Essayez, c’est gratuit !