VOTRE ASSISTANT OFFICEO

Depuis quelques mois, on voit fleurir sur Internet pléthore d’offres de coffre-forts numériques : MMA, eOfficeo, Air France, Digipost, Securibox, HomeBubble, e-Coffre-fort, etc…

L’idée est la suivante : Ces coffre-forts vous donnent la possibilité de stocker en ligne une version numérisée de vos documents les plus importants. Vous gagnez ainsi en sécurité et en accessibilité.

• En sécurité car vous conserverez une version numérique de vos documents y compris si vous perdez leur version papier en cas de vol, destruction ou perte.
• En accessibilité car vos documents sont accessibles 24h/24 et 7j/7 où que vous soyez dans le monde.

Je ne parlerai pas ici de toutes les offres de stockage en ligne (Dropbox, Box.net, Oodrive, etc.) mais plus spécifiquement des coffre-forts qui ont la particularité de fournir un stockage ultra-sécurisé et  un stockage à valeur probante.

Cependant, toutes les offres ne se valent pas. Si nous ne ferons pas un comparatif complet ici (mais ça viendra), nous vous engageons à considérer les critères  suivants pour évaluer ces offres :

1. Ergonomie : Ces coffres offrent tous une interface Web. Sachez qu’il est difficile de réaliser des interfaces web ergonomiques pour un système de stockage de fichiers. Pour juger de cela, vous ne pourrez que tester vous-même ces coffres (et particulièrement le coffre eOfficeo pour lequel nous avons mis un fort accent et beaucoup d’effort sur cet aspect des choses..).
2. Formats acceptés : Il est évident qu’un coffre digne de ce nom doit accepter tous les formats de fichiers. Même si à l’évidence, le format PDF est à privilégier, certains coffres n’acceptent que ce format. Nous vous les déconseillons fortement acr vous serez trop malheureux que votre coffre vous refuse votre fichier Excel, Word ou texte quand vous voudrez l’ajouter.
3. Accès smartphone : La valeur utile d’un coffre est multiplié par 2 (ou 10) dès lors qu’il est accessible via votre iphone ou autre smartphone.
4. Fonctions annexes : Possibilité de faire autre chose que stocker vos documents. Par exemple, les rattacher à des échéances, les envoyer par courrier, les lier entre eux,…
5. Outil de recherche : Au minimum, la capacité à rechercher un document par mot-clé sur son nom ou son descriptif. Idéalement, pouvoir faire de la recherche plein-texte. Je ne connais pas de solutions qui offre cela aujourd’hui, c’est prévu pour bientôt pour le coffre-fort numérique eOfficeo.
6. Mécanismes de dépôt : Il sera par exemple intéressant de pouvoir déposer d’un coup une masse de documents sans avoir à les déposer un par un. Malheureusement, peu de coffres offrent cette possibilité.
7. Multi-utilisateurs : Possibilité d’accéder à plusieurs à un coffre et idéalement pouvoir définir des droits d’accès différents selon les utilisateurs.

Pas évident de choisir… Afin de faire un choix éclairé, vous avez intérêt, soit à vous fier au conseil d’un ami ayant déjà testé une de ces offres, soit à tester par vous même, soit enfin à faire confiance à l’auteur qui vous engage fortement à essayer le coffre-fort numérique eOfficeo qui répond présent et de très belle manière à tous les critères décrits ci-dessus.

Dernière chose : Un coffre c’est bien mais encore faut-il le remplir. Quiconque à déjà expérimenté de scanner ses documents sera d’accord avec moi pour dire que la tâche est pénible et longue. Là encore (et oui, on est sur un blog officeo ), nous vous proposons une solution : Une personne qui vient chez vous ou dans vos locaux pour numériser vos documents.

Selon que vous êtes particulier ou professionnel, les 2 offres de services sont disponibles :

• Service de numérisation pour les particuliers
• Service de numérisation pour les professionnels

Nos assistantes sont expérimentées en classement des documents et numérisation et sont équipées de scanner portables hyper-performants. Elles vous feront gagner un temps précieux pour scanner votre patrimoine documentaire.

La société Kroll Ontrack est spécialisée dans la restauration des données, chaque année elle dévoile son classement des dix pertes de données les plus insolites.

Ce classement montre que même dans des situations les plus désespérées il est toujours possible de récupérer les données effacées par accident. Pour plus de sécurité,  Officéo vous propose le service Mon Officéo qui permet de stocker vos documents en ligne pour ne pas avoir à faire à des professionnels de la restauration.

Gardez tous vos documents administratifs dans ce coffre-fort numérique respectant les normes de stockage en ligne. Tout document enregistré sur la plateforme Mon officéo bénéficie d’une valeur probante, si vous deviez le présenter devant un juge ou un fournisseur.

10. Une promesse est une promesse – Un client a formaté sa carte SD par accident, effaçant une photo exceptionnelle réalisée lors d’un voyage. Ayant promis à ses amis de leur envoyer la photo par email, le photographe s’est retrouvé dans l’embarras. Grâce à Kroll Ontrack, il a pu tenir sa promesse.

9. « Chat » va mal – Quand un gros matou décide de jouer avec le cordon secteur d’un disque dur externe, ça ne peut que mal finir. Ses coups de pattes répétés ont bien évidemment provoqué la chute du disque. A la suite de quoi, ses malheureux maîtres n’avaient plus accès à des documents administratifs majeurs. Kroll Ontrack leur est venu en aide.

8. Objet volant non identifié – On ne saura jamais pourquoi un ordinateur portable a été lancé du 2ème étage d’un centre d’affaires ! Les données, jugées irrécupérables par une autre société de récupération de données, ont finalement été sauvées par Kroll Ontrack.

7. Accident de la route – Un homme d’affaires cherchait désespérément les clés de sa voiture dans ses poches. Agacé, il posa son ordinateur portable sur le toit du véhicule. Les mains libres, il les trouva enfin, entra et démarra. Malheureusement, au premier virage, l’ordinateur oublié sur le toit s’envola et finit sa chute contre un mur. Les ingénieurs de Kroll Ontrack ont su réparer le disque et récupérer les données perdues.

6. Coup de poing – Suite à une altercation entre deux collègues dans une salle informatique, l’un des deux protagonistes heurta et endommagea un disque serveur. Heureusement pour les deux boxeurs, les informations majeures de l’entreprise ont pu être récupérées.

5. Moto cross – Un photographe professionnel, avait pour habitude de transporter son appareil photo dans le top case de sa moto. Malheureusement, au passage d’un ralentisseur, l’appareil chuta sur la chaussée humide, projetant la carte mémoire dans une flaque d’eau.

4. Malade comme un chien – Un chien trop gourmand s’est emparé d’un morceau de viande congelé, laissé dans une cuisine. L’animal fût rapidement mal en point, et vomit sur l’ordinateur familial. Sans les soins de Kroll Ontrack, l’ordinateur aurait eu toutes les peines du monde à survivre à cette attaque canine.

3. Désarçonné – Un cavalier qui portait un appareil photo en bandoulière chuta lors d’une promenade. Indemne, la seule victime recensée fut la carte mémoire de l’appareil. Les dossiers étaient corrompus et ne pouvaient plus être transférés sur un ordinateur sans l’intervention de Kroll Ontrack.

2. 20 mille lieues sous les mers – Lors d’une promenade en mer, un ordinateur portable passa par dessus bord. Retrouvé six mois plus tard à 60 mètres de profondeur, il fut envoyé dans un laboratoire Kroll Ontrack où 99 % des données furent récupérées.

Et le gagnant est :

1. Puzzle juridique – Lors d’une perquisition menée dans l’appartement d’un suspect, les enquêteurs ont eu la désagréable surprise de voir l’individu jeter du 12ème étage un ordinateur portable contenant les preuves de sa culpabilité. La police récupéra une à une les pièces de l’ordinateur « désintégré » puis confia à Kroll Ontrack la récupération des photos, des vidéos et des emails. Le suspect est à ce jour en prison.

Documents numériques : Que dit la législation ?

Avec le déploiement de services en ligne comme les banques et assurances, on évite l’amoncellement d’importantes quantités de documents papiers. Cependant, les documents numériques ne sont pas toujours valables devant un tribunal… Comment s’y prendre ?

Un document numérique stocké sur votre disque dur n’a pas de valeur légale, si vous présentez ce document devant un juge il vous demandera d’où il vient. En effet, rien n’indique au juge la date de création de ce document, encore moins son intégrité.

Il existe cependant une norme s’appliquant au stockage de documents numériques pour remédier à ce problème : tout document stocké sur un système répondant à cette norme bénéficie alors d’une valeur légale appelée aussi valeur probante.

Ces normes sont aujourd’hui de plus en plus utilisées dans le domaine professionnel pour le stockage et l’archivage des documents de l’entreprise (factures, contrats, fiches de paies, etc.). En effet le stockage des documents sous forme numérique permet de libérer les armoires au profit de dossiers sur une machine.

Officéo vous propose de classer vos documents dans un coffre-fort numérique respectant les normes de stockage en ligne.  Pour ce faire, nous avons fait appel à une société tierce spécialisé respectant les normes de stockage : Novapost.

Votre document déposé dans le coffre de votre espace “Mon Officéo” bénéficie donc d’une valeur probante, si vous deviez le présenter devant un juge ou un fournisseur. Officeo et Novapost pourront garantir que le document déposé dans le coffre a bien été déposé à telle date, et qu’il est rigoureusement identique au document déposé.

Officéo vous offre la possibilité d’essayer cette solution gratuitement, sans aucune limite dans le temps puisqu’elle fait partie de la plateforme Mon Officéo !

Pour terminer, voici une présentation en vidéo de la plateforme… Essayez, c’est gratuit !